Er waren eens vier mensen: Iedereen, Iemand, Wie-dan-ook en Niemand. Op een dag moest er een belangrijke taak worden verricht en Iedereen werd gevraagd dit te doen. Wie-dan-ook had het kunnen doen, maar Niemand deed het. Iemand werd daar boos over, omdat het de taak was van Iedereen en Niemand het had gedaan. Iedereen dacht dat Wie-dan-ook het wel zou doen, maar Niemand realiseerde zich dat Iedereen het niet zou doen. Uiteindelijk beschuldigde Iedereen Iemand, terwijl Niemand Wie-dan-ook had gevraagd.
Klinkt dit verhaal herkenbaar? Weet dan dat er rolonduidelijkheid heerst binnen jouw organisatie. Er zijn een aantal zaken waar je mee aan de slag kan om dit te verhelpen.
Wees alert voor de valkuilen van rolonduidelijkheid
Rolduidelijkheid is essentieel binnen een organisatie maar lang niet zo eenvoudig. Er loeren valkuilen om de hoek waar je best een waakzaam oog op houdt. Ik geef hieronder drie situaties waarin de rolduidelijkheid in het gedrang komt.
- Als een medewerker een opdracht krijgt van zijn/haar leidinggevende, maar jij als ondernemer daarna aan die persoon meldt dat hij/zij moet stoppen met deze taak om prioriteit te geven aan een andere taak, dan is de kans groot dat de medewerker in een rolconflict terechtkomt.
- Als een medewerker een vage opdracht van jou krijgt, deze zo goed mogelijk uitvoert maar nadien te horen krijgt dat dit helemaal niet is wat jij als ondernemer verwachtte, dan is de kans groot dat de medewerker teleurgesteld is.
- Als je eenzelfde opdracht geeft aan twee medewerkers, zonder dat deze dit van elkaar weten, dan is de kans groot dat deze medewerkers gefrustreerd worden als ze dit van elkaar te weten komen.
Rolonduidelijkheid: een belangrijke stressfactor
Als medewerkers geen zekerheid hebben over wat ze moeten leveren of niet goed weten wat er van hen verwacht wordt, leidt dit vaak tot onnodige stress. De achterliggende oorzaak blijkt meestal rolonduidelijkheid te zijn. De medewerkers hebben wel een functieomschrijving ontvangen, maar ze weten niet aan welke taak ze prioriteit moeten geven, hun vooropgestelde takenpakket strookt niet met de werkelijkheid of voortdurende aanpassingen binnen de organisatie leiden tot verwarring. Ze willen hun taken goed uitvoeren, maar weten niet hoe en besteden daarom continu energie aan het creëren van meer duidelijkheid in plaats van aan het werk gedaan krijgen. Ze zijn dus grotendeels doelloos bezig, terwijl ze in een dergelijk geval juist een hoge werkdruk ervaren. En dit is dan weer nefast voor het werkplezier en de motivatie.
Onderzoek wijst uit dat duidelijkheid over de taken en de verwachtingen van het management de werkdruk aanzienlijk vermindert. Het is dus belangrijk om aan de slag te gaan met rolduidelijkheid.
Goed afgestemde takenlijst en heldere verwachtingen
Zorg er als leidinggevende voor dat de medewerkers een overzicht behouden over de taken die ze moeten uitvoeren en de deadlines waaraan ze zich moeten houden. Stel ook duidelijk wat er precies verwacht wordt en ga hierover geregeld in dialoog met elkaar. De tool van de wederzijdse verwachtingen kan je gebruiken om dit in kaart te brengen.
De kracht van een feedbackcultuur
Naast het duidelijk afstemmen van de verwachtingen, is het ook van belang om medewerkers te laten weten of hun functioneren voldoet aan de verwachtingen. Een medewerker kan namelijk wel het idee hebben dat hij op de goede weg zit, maar misschien strookt dit niet met wat zijn leidinggevende voor ogen heeft. Om deze reden is onmiddellijke feedback erg belangrijk. Het schept meteen rolduidelijkheid.
Rolduidelijkheid is dé basis voor elke organisatie en draagt bij aan de motivatie van de medewerkers, omdat het voorziet in de behoefte aan zekerheid. Denk nog even aan de Wet van Sinterklaas en neem met deze wetmatigheid in het achterhoofd voldoende tijd om duidelijkheid te creëren binnen jouw organisatie.
