Ons bedrijf kent de laatste jaren een sterke groei aan mensen. Ondanks deze groei nam de werkdruk niet af, integendeel. In 2013 schakelden we alnus in om een bedrijfsscan te maken van onze verschillende departementen, waaruit bleek dat bepaalde methodieken niet mee waren geëvolueerd. Op basis van de scan stelde Els een verbeterplan op dat we als rode draad gebruiken. Stap per stap werden alle functieomschrijvingen bekeken en vereenvoudigd en nu moeten we de deelaspecten verder afwerken.
We hebben besloten om eerst onze verkooporganisatie aan te pakken, omdat dit voor ons als verkoopgericht bedrijf zeer belangrijk is. Sinds vorige zomer zijn we hier intensief mee bezig. Zo is er bijvoorbeeld een klachtenprocedure opgesteld en zijn we met z’n allen samen gaan kijken hoe onze interne samenwerking kan verbeteren.
Eind 2014 zijn we binnen de verkoopafdeling overgestapt naar onze nieuwe manier van werken. Vroeger was iedere verkoopmedewerker verantwoordelijk voor een specifiek proces (transport, orderingave enz.) en bestond er een één op één relatie tussen buiten- en binnendienst. Verlof of afwezigheden vormden een serieuze bottleneck. Nu hanteren we het SPOC (Single Point Of Contact)-systeem. Dit betekent dat iedere verkoper een aantal klanten onder zijn hoede heeft, waarvoor hij de taken van a tot z uitvoert. Door deze uniforme manier van werken kan men in geval van verlof of ziekte gemakkelijk taken van een collega overnemen, wat de organisatie alleen maar ten goede komt.
In theorie ziet het er mooi uit maar onderweg komen we toch praktische belemmeringen tegen. We bespreken deze met Els tijdens ons maandelijks overleg. Het valt af te wachten of de implementatie ook consequenties met zich meebrengt voor andere diensten. Mocht dit het geval zijn, zullen we dit samen met alnus aanpakken!
Als je intern zaken wil doen bewegen in je onderneming, is het goed om een extern persoon in te schakelen. In overleg met Els hebben wij de krijtlijnen getrokken, maar vanuit de mensen zelf zijn er nog heel wat zaken bijgekomen waar wij niet aan dachten. Door de eigen invloed gaan de medewerkers de veranderingen valideren. Als er een sessie op het programma staat, wordt dit altijd positief onthaald. Onze mensen weten immers dat Els telkens op een concrete en consequente manier te werk gaat. Ze overlaadt hen niet met ingewikkelde theorieën maar brengt alles op een zeer toegankelijke, praktische manier. Na elke sessie maakt ze een mooi verslag, waarin ze duidelijk aangeeft wie wat en tegen wanneer moet doen. Ze stuurt ook altijd nog even een herinnering als geheugensteuntje. D.m.v. haar eigen, no-nonsensestijl slaagt ze erin mensen aan te zetten om vooruit te gaan.
