Door onze sterke groei, van 3 naar 20 medewerkers, worstelden we de laatste jaren met alle clichés waarmee ondernemers worden geconfronteerd. Uiteindelijk besloten we externe hulp in te schakelen om onze organisatie naar een hoger niveau te tillen. Gezien onze eerdere ervaring met Els als jurylid bij de voorstelling van ons businessplan tijdens het Vlerick KMO Excellence programma, was de keuze snel gemaakt. We voelden toen al een klik en wisten dat we dezelfde visie delen.
Om onze organisatiestructuur te verbeteren stelde Els voor om niet zozeer te focussen op het organogram, maar op de diverse rollen binnen het bedrijf. Wij ontwerpen en vervaardigen enkel stukproducties, wat maakt dat we procesmatig een moeilijk bedrijf zijn. Samen met Els hebben we de rollen voor alle processen uitgewerkt en neergeschreven in een basishandboek. Dit is een zeer handig hulpmiddel, die we af en toe doorbladeren om rollen te duiden. Na een jaar merkten we echter dat het plaatje nog niet optimaal functioneerde. Vooral op drukke momenten liepen we in de val, omdat we dan enkel met de business bezig waren. Als begeesterd persoon helpt Els ons nu om de zaken die uit de rollen voortvloeien effectief te implementeren. Zo zijn we de overdrachtsmomenten aan het uitwerken. We bepalen hierbij welke rollen en documenten telkens nodig zijn om tot een kwalitatieve overdracht te komen. De focus ligt vooral op het begin van de flow. Als de communicatie daar tijdens de overdracht 100 % duidelijk is, zal het project ook verder lekker lopen en zullen storingen doorheen het proces worden vermeden.
Het is een zeer goede zaak dat Els ons in dit verhaal ondersteunt en voor een goede opvolging zorgt. Mijn vrouw Sophie en ikzelf zijn beide creatief geschoolde mensen. Dat zorgt voor fantastische ideeën, maar maakt ook dat we niet altijd rechtlijnig denken en al eens een zijweg durven nemen. Dat zaait verwarring bij de medewerkers. Els wijst ons dan als een strenge moeder op onze afspraken. Ze doet dat wel altijd vanuit een positief verhaal. En net door deze positieve benadering wordt het aangenaam om veranderingen teweeg te brengen. Kortom, ze doet het ongelooflijk goed en biedt een fantastisch luisterend oor als je het nodig hebt.
