Hoe langer medewerkers bij je in dienst zijn, hoe meer ze weten. De historiek van het bedrijf, ongeschreven regels, het verloop van projecten, … Hun kennis en expertise zijn groot en erg waardevol. Maar er komt een moment dat ervaren medewerkers afscheid nemen, zeker nu de pensioengolf volop aan de gang is. En wat doe je dan? In deze blog geef ik je graag enkele tips om deze uitdagingen aan te pakken, lang vóór je trouwe medewerkers afzwaaien.
De valkuil van onzichtbare kennis
We zien het vaak: er zit een schat aan kennis opgesloten in hoofden. Zonder handleiding, documentatie of grondige overdracht van informatie. Want die ene medewerker regelde het altijd …
Doorheen de jaren is het als vanzelf zo gegroeid. En dat is niet meer dan begrijpelijk. Want eerlijk: na jaren trouwe dienst voelen mensen weinig noodzaak om alles nog eens uit te leggen. Maar wat gebeurt er met je bedrijf als die ene medewerker er niet meer is en al die kennis zomaar verdwijnt?
Missie kennisdeling
Een ondernemer zei me onlangs: "Mijn sleutelmedewerkers willen hun kennis niet delen. We hebben al alles geprobeerd, maar het lukt gewoon niet."
Waarom lukt kennisdeling vaak niet? Hoewel het soms lijkt alsof mensen hun kennis gewoon niet willen delen, zit er veel meer achter. Er zijn tal van drempels om te overwinnen.
1. Persoonlijke drempels
- Angst om overbodig te worden: “Als ik mijn kennis deel, verlies ik mijn waarde.”
- Onzekerheid om te delen: “Wat als ik het fout uitleg?”
- Het gevoel dat er geen uitleg nodig is: “Wat ik doe is toch logisch?”
2. Organisatorische drempels
- Er is geen duidelijk systeem: Waar komt welke info? Wie houdt dat bij?
- Kennisdeling wordt niet erkend of beloond.
- Leidinggevenden doen het zelf, in plaats van het aan te leren.
3. Culturele drempels
- Ieder voor zich: “Iedereen houdt kennis voor zichzelf, ik dus ook.”
- Er is geen veilige omgeving om kennisdeling uit te proberen.
- Veranderingen worden doorgevoerd zonder oog voor de menselijke kant van de verandering.
Het verschil tussen kennis in hoofden en kennis op papier
Onderzoekers maken een belangrijk onderscheid en delen kennis op in twee types:
- Tacit knowledge
Dit is de impliciete kennis in de onderneming die moeilijk te vatten is in woorden. Het gaat vaak om ervaring, intuïtie, “zo doen we dat hier”. - Explicit knowledge
Dit is de expliciete kennis die je wel kan documenteren. Het gaat bijvoorbeeld om bepaalde handleidingen, procedures en systemen.
In heel wat kmo’s is 70 tot 80% van de kennis tacit. Toch is het net die kennis die verdwijnt als iemand vertrekt. Kennisdeling gaat dus over veel meer dan een mapje op de server. Het gaat vooral over samenwerken, verhalen delen en elkaar opleiden.
Hoe kan jij als ondernemer het delen van kennis meer stimuleren?
- Breng de oorzaken in kaart
Verloopt kennisdeling stroef? Praat erover met je team. Vertrek niet vanuit een oordeel, maar wees nieuwsgierig naar wat het moeilijk maakt om hun kennis te delen met collega’s. - Erken wie wel deelt
Toon waardering voor de mensen die wel informatie doorgeven. Laat zien wat het oplevert voor de collega’s, het team én het bedrijf. - Toon de weg
Creëer veilige momenten om te leren en documenteer wat kan. Maak van kennisdeling een normaal onderdeel van het werk en laat leidinggevenden het voorbeeld geven. - Gebruik verschillende leervormen
Zet in op mentorschap, werk met een buddysysteem of zet in op communities. Is een project afgelopen? Plan korte ‘After Action Reviews’ en laat mensen verhalen delen over wat goed ging en wat beter kon. - Begin klein, maar begin!
Koppel een medewerker aan een opvolger en laat ze samen kennis overdragen. Kijk wat werkt en bouw daarop verder.
Kennisdeling is leiderschap
De medewerkers die vandaag je bedrijf dragen, verdienen straks rust. Jouw bedrijf daarentegen, verdient continuïteit. Daarin speelt kennisdeling een cruciale rol. Toch is al die informatie veel meer dan een verzekeringspolis tegen verlies, het is ook de basis voor verbetering en innovatie. Teams die hun kennis delen, vinden sneller oplossingen, werken beter samen en leiden nieuwe mensen vlotter in.
Wat je vandaag overdraagt, bepaalt wat je morgen aankan. Wacht dus niet tot het te laat is. Wil je samen een plan van aanpak voor kennisdeling uitstippelen? Contacteer me gerust. Ik deel mijn professionele kennis met veel plezier!
