Een kritische succesfactor in elke organisatie is de graad van reflectie. Bedrijven die op een systematische wijze tijd nemen om stil te staan bij hun resultaten en aanpak, en ook effectief actie ondernemen om de prestaties van de organisatie te verbeteren, boeken meer kwalitatieve vooruitgang.
In dit artikel reik ik een oermodel aan om de kwaliteit en prestaties van uw organisatie continu te verbeteren. Het betreft de alom gekende PDCA-cirkel van Deming, bestaande uit een logische opeenvolging van vier stappen:
- Plan: zaken analyseren, voorstellen formuleren …
- Do: beslissingen uitvoeren
- Check: reflecteren over resultaat en aanpak
- Act: actie ondernemen om te verbeteren
Door deze cirkel regelmatig en consequent te doorlopen ontstaat continue verbetering. Helaas wordt deze belangrijke tool vaak nog onvoldoende benut binnen organisaties.
Doe-modus
Veel organisaties functioneren vooral in de ‘doe’-modus en werken actiegericht. Het is dus essentieel om op een systematische manier reflectiemomenten in te bouwen, zodat je er ook echt tijd voor neemt. Indien je dit niet inplant, ligt de valkuil erin dat operationele kortetermijnzaken steeds de voorrang krijgen.
Reflecteren is een manier van leren
Door reflectiemomenten in te bouwen staan je medewerkers veel meer stil bij wat er in de organisatie gebeurt. Het voortdurend doorlopen van de vier stappen (PDCA) garandeert dat leren en verbeteren continu onder de aandacht is. Door met elkaar in dialoog te gaan ontstaan er ideeën tot verbetering. Het resultaat van deze reflectiemomenten leidt tot de uitvoering van verbeteracties.
Voorbeelden
Na elke vergadering stel je twee korte vragen die iedereen moet beantwoorden:
- Benoem 1 verbeterpunt voor de volgende vergadering
- Benoem 1 punt dat we zeker dienen te behouden
Op teamniveau plan je per kwartaal een vergadering in aan de hand van onderstaande vragen:
- Wat is het belangrijkste dat jullie team het afgelopen kwartaal heeft bereikt?
- Wat is het belangrijkste dat jullie team heeft geleerd (tops en flops)?
- Wat is het belangrijkste dat jullie team het volgende kwartaal wil bereiken of leren?
De afsluiting van een project bespreek je aan de hand van onderstaande vragen:
- Hebben we de doelstellingen behaald in termen van kwaliteit, tijd en budget?
- Hebben we de juiste methodes en tools gebruikt?
- Hebben we op een goede manier samengewerkt?
Zelfreflectie
Uiteraard is het ook interessant om geregeld aan ‘zelfreflectie’ te doen. Een handig hulpmiddel om je reflecties op papier te zetten is een logboekje. Dit helpt je om je vaardigheden te ontwikkelen en hun effectiviteit te beoordelen. Zo vermijd je dat je de dingen blijft doen zoals je ze altijd hebt gedaan.
Stilstaan is dus niet altijd achteruitgaan. Stilstaan kan net vooruitgang betekenen!
Bekijk ook de tools ‘Leren uit ervaringen’ en ‘Zelfreflectie’ op www.alnus.be